WEKA Manager Datenschutz – Ihr All-in-one-Tool für den Datenschutz:

1. Pflegen und verwalten Sie nachweisfähige Verarbeitungsverzeichnisse.
2. Bauen Sie eine alltagstaugliche und belastbare Datenschutzorganisation anhand bewährter Vorlagen und Checklisten auf.
3. Sensibilisieren, motivieren und informieren Sie Ihre Mandanten und Beschäftigten mit regelmäßigen Handlungstipps zum Datenschutz.

Mit dem WEKA Manager Datenschutz haben Sie ein leistungsstarkes Werkzeug, um die DSGVO-Anforderungen schnell und rechtssicher zu erfüllen. Optimieren Sie Ihre Datenschutzprozesse, minimieren Sie Ihren Aufwand und gewinnen Sie so wertvolle Zeit. Behalten Sie den Überblick über alle Prozesse, verbessern Sie die Kommunikation im Team und minimieren Sie Risiken durch klar strukturierte Vorlagen und Handlungshilfen.

Ihre Vorteile

Sie maximieren die Effizienz Ihres Datenschutzmanagements mit einer Software, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Von einfachen Verzeichnissen bis hin zu komplexen Risikoanalysen – mit dem WEKA Manager Datenschutz arbeiten Sie sicher und schnell:

• Eine Oberfläche, viele Nutzen & Funktionen für das Datenschutzmanagement.
• Kein Rechercheaufwand – die Software liefert Ihnen zu jeder Aufgabe die passenden Vorlagen und Hintergrundinformationen.
• Volle Kontrolle über Ihre Daten, da Sie offline arbeiten.
• Flexible Lizenzmodelle ermöglichen eine Lösung sowohl für Datenschutzbeauftragte, die alle Aufgaben allein im Blick haben müssen, als auch für Teams, die gemeinsam am Datenschutzmanagement arbeiten.

1.) Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen und pflegen

Um die umfangreichen Dokumentationspflichten der DSGVO zu erfüllen, ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO für die meisten Unternehmen und Behörden unverzichtbar. Wer dieses Verzeichnis den Datenschutzaufsichtsbehörden auf Anfrage nicht jederzeit vollständig vorlegen kann, muss mit einem Bußgeld rechnen. Darüber hinaus erhalten Organisationen auf diese Weise einen Gesamt-Überblick über ihre Datenflüsse.

Die Software „WEKA Manager Datenschutz“ unterstützt Datenschutzbeauftragte und Fachverantwortliche umfassend bei dieser Arbeit. Über 140 Verarbeitungstätigkeiten samt zugehörigen Beschreibungen, Musterdokumenten und Aufgaben, die Sie individuell anpassen können, begleiten Sie Schritt für Schritt. Eine Bearbeitungsübersicht über alle Verfahren zeigt, welche Verfahren noch offen, erneut zu prüfen oder aktuell sind.

Erfordert eine Verarbeitungstätigkeit eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)? Auch das lässt sich für jede Verarbeitungstätigkeit abbilden: Ergibt die Schwellenwertanalyse, dass eine DSFA notwendig ist, begleitet Sie die Software durch den Prozess.

2.) Datenschutz optimal organisieren

Mit dem praxiserprobten Datenschutzhandbuch behalten Sie den Überblick über Ihre Datenschutzaktivitäten: Fassen Sie diese für Berichte zusammen und weisen Sie jederzeit nach, dass Sie Ihre Aufgaben als Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter erfüllt haben.

Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme – im eigenen Unternehmen oder in der eigenen Behörde, aber auch für Mandanten: Wie sieht die Aufbauorganisation aus? Welche Zuständigkeiten gibt es? Legen Sie Ordner für Ihre Nachweise an, für sich selbst oder für die Datenschutzorganisation, etwa Schulungsnachweise, Audits etc. Prüfen Sie die Prozesse für Tätigkeiten wie Auskunftsersuchen, Erfüllung von Informationspflichten, Löschanfragen, Beschwerden u.v.m. und passen Sie diese z.B. mithilfe von Muster-Prozessbeschreibungen an. Nutzen Sie für die Prüfung einen umfassenden Katalog an technischen und organisatorischen Maßnahmen. Und sammeln, bearbeiten, verfolgen und dokumentieren Sie eingehende Betroffenenanfragen.

Umfangreiche Arbeitshilfen wie Prozessdiagramme, Checklisten, Vorlagen etwa für Ihren Jahresbericht oder für Betriebsvereinbarungen, Richtlinien, Notfallkarten etc. unterstützen Sie bei Ihrer Arbeit. Das gilt auch für die integrierte Aufgabenverwaltung, die Status-Übersicht, die Prüftermine mit Erinnerungsfunktion und die Möglichkeit, eine Aufgabe samt dazugehöriger Dokumente als i-Calender-Termin (Outlook etc.) an die zuständige Person zu schicken.

3.) Beschäftigte regelmäßig sensibilisieren — mit fachlich fundierten eigenen Datenschutz Newslettern

Jedes Unternehmen und jede Behörde ist nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet, die Beschäftigten für den Datenschutz zu sensibilisieren. Um diese Verpflichtung mit wenig Aufwand, aber nachhaltig zu erfüllen, erstellen Sie Ihren individuellen Datenschutz-Newsletter mit dem "Newsmaker Datenschutz" entweder aus den regelmäßig neuen, redaktionell aufbereiteten Fachartikeln oder Sie verfassen Ihre eigenen Texte. Für die nötige visuelle Aufmerksamkeit können Sie aus einem umfangreichen Bilder-Pool schöpfen. Anschließend exportieren Sie Ihren Newsletter als HTML oder direkt im E-Mail-Format und versenden ihn über Ihr E-Mail-Programm. Möchten Sie Ihren Newsletter ausgedruckt, z.B. an einem schwarzen Brett, veröffentlichen, stehen Ihnen außerdem PDF oder Word als Ausgabeformate zur Verfügung. Da diese Sensibilisierungs-Aufgabe nicht bei dem oder der Datenschutzbeauftragten angesiedelt sein muss, haben Sie die Möglichkeit, mehrere Lizenzen zu erwerben, damit mehrere Mitarbeiter aus Ihrem Team Sie bei dieser Aufgabe unterstützen können.

WEKA Manager Datenschutz - Ihr All-in-one-Tool für den Datenschutz:

WEKA Manager Verarbeitungstätigkeiten - So einfach wird die DSFA:

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