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EU-konformes Verfahrensverzeichnis Datenschutz: Verarbeitungstätigkeiten rechtssicher dokumentieren

EU-konformes Verfahrensverzeichnis - Datenschutz: Verarbeitungstätigkeiten rechtssicher dokumentieren
€ 398,00
zzgl. MwSt.
€ 473,62
inkl. MwSt.
zzgl. 6,95 € Versandpauschale und MwSt.
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In kurzer Zeit erstellen Sie mit unserer modernen Software eine lückenlose, rechtssichere Dokumentation über alle Verfahren in Ihrem Unternehmen, die Sie jederzeit den Aufsichtsbehörden vorlegen können. So können hohe Bußgelder vermieden werden!

Mehr Produktdetails
  • Rechtskonform nach EU-DSGVO
  • Über 100 vorgefertigte Verfahren zur individuellen Anpassung
  • Vermeidung hoher Bußgelder durch lückenlose Dokumentation

Sie benötigen mehrere Lizenzen? Gerne beraten wir Sie zu unseren Floating-Angeboten und den Netzwerk-Versionen. Bitte kontaktieren Sie uns unter 0 82 33.23 40 00 oder unter service@weka.de.

Datenschutz heute: Lückenlose Dokumentation - einfache Pflege - moderne Software

Durch die Datenschutzgrundverordnung wurden seit dem Mai 2018 die Anforderungen an die Dokumentationspflicht im Datenschutz nochmals deutlich verschärft. Wer das „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ nicht jederzeit und vollständig den Aufsichtsbehörden liefern kann, kann mit einem äußerst schmerzhaften Bußgeld belegt werden.

Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir eine neue Software entwickelt, die über 100 vorgefertigte Verfahren, bzw. entsprechende Beschreibungen für Verarbeitungstätigkeiten für Sie bereithält und nur noch mit Ihren firmeneigenen Informationen befüllt werden muss. Daraus können Sie jederzeit ein PDF erstellen und Ihrer Geschäftsführung, den Aufsichtsbehörden etc. zur Verfügung stellen. Außerdem finden Sie vertiefende Informationen zum Nachlesen, sowie Aufgaben, die Ihnen helfen, Ihre komplexe Tätigkeit zu strukturieren und zu organisieren. 

Hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

  • Konform mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung
  • Über 100 vorgefertigte Verfahren zum Befüllen
  • Über 100 Aufgaben zur Unterstützung Ihrer Tätigkeit
  • Nützliche Übersicht über den Bearbeitungsstatus aller datenschutzrelevanter Verarbeitungstätigkeiten
  • Moderne und einfach zu bedienende Software samt Fachinformationsteil
  • Unterstützung bei Tabletnutzung

Vorteile:

Aktuelles:

Update-Informationen:

Sie arbeiten rechtlich und inhaltlich immer auf dem neuesten Stand, denn  Ihre WEKA Software wird regelmäßig aktualisiert – ein Service, der bereits im Jahrespreis inbegriffen ist. Ihr Abonnement verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn Sie es nicht spätestens 6 Wochen vor Vertragsende kündigen. Nutzen Sie unseren Abo-Service nicht, so beträgt die Laufzeit bzw. Nutzungsdauer der Software 12 Monate. Die Software erinnert Sie bei Anmeldung daran, wenn die Lizenz in weniger als 60 Tagen abläuft und nicht mehr genutzt werden kann.

Systemvoraussetzungen:

Hardware

Mindestanforderungen:

  • Prozessor: 2 GHz
  • 4 GB RAM (freier Arbeitsspeicher: mindestens 2 GB)
  • freier Festplattenspeicher: mindestens 5 GB (Die genaue Mindestanforderung hängt von der Menge der gespeicherten Daten ab.)
  • Bildschirmauflösung: 1.280 x 1.024
  • DVD-Laufwerk
  • Internetzugang für Updates

Empfohlen:

  • Prozessor: ab 4 GHz
  • 16 GB RAM oder mehr
  • freier Festplattenspeicher: 20 GB
  • Bildschirmauflösung: 1.920 x 1.080 (Full HD)

Software

  • Betriebssystem: lauffähig unter Windows 7, 8, 8.1, 10, Windows Server ab 2012 R2 (mit den jeweils aktuellen Servicepacks).
  • Browser: Die Software ist eine Webapplikation und läuft auf MS Internet Explorer, MS Edge, Mozilla Firefox oder Google Chrome (in der jeweils aktuellen Version).
  • MS Outlook
  • Hinweis: Die Software erzeugt MS-Office-Dokumente. Zum Öffnen benötigen Sie entsprechende Softwareprodukte. Empfohlen: MS Office 2010 oder neuer.
  • Für die Netzwerkversion empfehlen wir eine Installation auf Windows Server 2012 R2.

Mehr Weniger

Inhaltsverzeichnis

Softwarefeatures:

  • Anlegen eines/einer oder mehrerer Unternehmen und Personen
  • Anlegen eines oder mehrerer Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
  • Je Verarbeitungstätigkeit wird die Rechtsgrundlage und eine Schwellwertanalyse (Prüfung auf Notwendigkeit der DSFA) dokumentiert.
  • Verwalten, Priorisieren und Verteilen von Aufgaben
  • Dokumentation aller eingesetzten Verarbeitungstätigkeiten
  • Fachinformationen, Vorlagen, Arbeitshilfen
  • Lexikon von A-Z

Enthaltene Muster-Verarbeitungstätigkeiten:

I - Abteilungsunabhängige Verarbeitungstätigkeiten

  • Adressen und Kontakte
  • Auftragsabwicklung
  • Auskunftsverfahren Betroffener
  • Barkasse
  • Besucheranmeldung
  • Besucherverwaltung
  • Bürokommunikation
  • Daten an StB/WP/Zollbehörden
  • Daten an Unternehmensberater
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Druck- und Kopieraufträge
  • E-Learning
  • Gäste-WLAN
  • Groupwaresystem
  • Internet- u.Telefonnutzung
  • Kundenverwaltung
  • Mobile-/Handy-/Smartphone-Nutzung
  • Notfallkonzept
  • PC Zugang und -Nutzung
  • Projektmanagement
  • Prüfung gegen Antiterrorlisten
  • Reisemanagement
  • Schutz- und Arbeitskleidung
  • Umgang mit Passwörtern
  • Verbesserungsprozess
  • Vertragsverwaltung
  • Verzollung im eigenen Unternehmen
  • Videoüberwachungsanlage
  • Zutrittskontrolle Fremdarbeiter

II - Abteilungsspezifische Verarbeitungstätigkeiten

Abt. Betriebsarzt

  • Betriebsarzt

Abt. Betriebsrat

  • Betriebsrat

Abt. Buchhaltung

  • Bonitätsprüfung
  • Mahnwesen
  • Onlinebanking

Abt. Controlling

  • Analyse und Reporting
  • QM-Handbuch
  • Qualitätssicherung

Abt. Einkauf

  • Bestellwesen
  • Datenweitergabe bei Bußgeldern
  • Lieferantenmanagement

Abt. Facilitymanagement

  • Papier- und Aktenentsorgung
  • Schlüsselverwaltung

Abt. Fertigungsplanung

  • Planung und Fertigungssteuerung

Abt. Finanzen

  • Rechnungswesen

Abt. Fuhrpark

  • Fuhrparkverwaltung
  • Geoortung per Navi
  • Parkplatzzuweisung

Abt. IT

  • Allgemeiner Netzwerkschutz
  • Benutzerverwaltung
  • Berechtigungskonzept
  • Betrieb von TK-Anlagen
  • Datensicherung
  • Datenträgerentsorgung
  • Home-Office
  • Intranetnutzung
  • Kommunikationssysteme
  • Kontrolle der Internetnutzung
  • Kontrolle private E-Mail-Nutzung
  • Netzwerkmonitoring
  • Pflichtenheft IT
  • Protokollierung in IT-Systemen
  • Remote Support und -Administration
  • Ticketsystem

Abt. Kantine

  • Kantinenbetrieb

Abt. Konstruktion

  • CAD-Konstruktion

Abt. Kundensupport

  • Abwicklung von Werbewidersprüchen
  • Callbearbeitung

Abt. Lager

  • Lieferung und Versand
  • Waren An- / Auslieferung

Abt. Logistik

  • Ortung über Fahrzeugnavigation

Abt. Marketing

  • Abwicklung von Werbewidersprüchen
  • Gewinnspiele
  • Katalog- und Prospekterstellung
  • Messestandbetreuung
  • Newsletterversand
  • Unternehmenswebsite
  • Veranstaltungen und Events
  • Webshop
  • Websiteauswertung

Abt. Personal

  • Arbeitnehmerdaten generell
  • Beendigung der Beschäftigung
  • Betriebliches Vorschlagswesen
  • Betriebsunfallmeldungen
  • Bewerbermanagement
  • Bewerbungsprozess per E-Mail
  • Bewerbungsprozess per Post/vor Ort
  • Bewerbungsprozess per Webformular
  • Entgeltabrechnung
  • Fitness- u. Gesundheitsprogramme
  • Führerscheinkontrolle
  • Kinderbetreuung
  • Mitarbeiterförderung
  • Mitarbeitergespräche
  • Personalakte in elektr. Form
  • Personalakte in Papierform
  • Personalfragebogen
  • Personalinformationssystem
  • Personalverwaltung
  • Rente und Hinterbliebenenversorgung
  • Wiedereingliederungsmaßnahmen
  • Zeiterfassungssystem

Abt. Service

  • Callcenter
  • Reklamationsmanagement

Abt. Vertrieb

  • Interessentenverwaltung
  • Kundenbetreuung/CRM
  • Kundenkarten
  • Mailingaktionen
  • Schulungen

III - Auftragsverarbeitung als Auftragsverarbeiter

  • Auftraggeberspezifische Verfahren
  • Dienstleistungsspezifische Verfahren

Technisch-organisatorische Maßnahmen

  • Standard-TOMs

Herausgeber:

Petra Nietzer

Petra Nietzer ist Diplom-Mathematikerin und als selbstständige IT-Expertin berät und unterstützt sie Unternehmen bei der Durchführung von IT-Projekten. Auch als Referentin hat sie sich einen Namen gemacht. Petra Nietzer ist darüber hinaus externe Datenschutzbeauftragte von mittelständischen Unternehmen verschiedenster Größen und Branchen. Die Spezialistin bildet Datenschutzbeauftragte aus und ist Mitglied im BvD.

Warum ist ein Verfahrensverzeichnis notwendig?

Auch nach der ab Mai 2018 ausschließlich geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist gemäß Art. 30 DSGVO das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten Pflicht. Dann müssen die Verantwortlichen die Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten jederzeit und vollständig für die Aufsichtsbehörden vorhalten können, ansonsten droht ein Bußgeld, Art. 83 Abs. 4 a DSGVO. Unabhängig von der abzuwartenden Bußgeldpraxis der Aufsichtsbehörden, bewegt sich der mögliche Rahmen hier bis zu 10 Mio. Euro oder bei Unternehmen bis zu 2% des Jahresumsatzes, so dass in jeden Fall entsprechend Vorsorge getroffen werden sollte.

Was sind die besonderen Vorteile dieses Produkts?

Das EU-konforme Verfahrensverzeichnis enthält über 100 vordefinierte Verfahren, die nur noch individuell an Ihr Unternehmen angepasst werden müssen, so dass eine lückenlose Dokumentation aller Verfahren gewährleistet wird. Eine praktische Bearbeitungsübersicht über alle Verfahren zeigt Ihnen jederzeit, welche Verfahren noch offen, veraltet oder top aktuell sind.

Die Aufgabenverwaltung bietet vorgefertigte Aufgabenvorlagen, die mit Terminvorschlägen und Zeitangaben versehen sind. Dank der vorgegebenen Struktur und der konkreten Handlungshinweise können Sie sich Schritt für Schritt einen individuellen und vollständigen Projektplan für die Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses sowie einzelne Prüfungsschritte für einen Terminplan zusammenstellen.

Auf diese Weise sehen Sie schnell, welche der vorformulierten Verfahren für Ihr Unternehmen relevant sind und für eine saubere Dokumentation bearbeitet werden müssen. Komfortabel können Sie diese dann anpassen, bearbeiten und in einem persönlichen Verfahrensverzeichnis abspeichern. Auch bereits bestehende Dokumente können in der Ordnerstruktur angelegt werden.

Gibt es über diese Praxis-Software hinaus weitere Fachinformationen und Praxishilfen?

Um Sie bei Ihrer Datenschutz-Dokumentation umfassend zu unterstützen, beinhaltet das EU- konforme Verfahrensverzeichnis zu den jeweiligen Themen eine Vielzahl praktischer Hintergrundinformationen, sowie alle relevanten Gesetze und Vorschriften.

Ist die Software mehrmandantenfähig?

Auch für externe Datenschutzbeauftragte, die mehrere Mandanten betreuen, eignet sich das EU-konforme Verfahrensverzeichnis. Für jeden Mandanten können sie ein eigenes Verfahrensverzeichnis erstellen.