Struktur des Verarbeitungsverzeichnisses
So sieht die Gesamtstruktur des Verarbeitungsverzeichnisses aus. Es können so viele Verarbeitungsverzeichnisse wie gewünscht angelegt und individuell benannt werden.
Bestellnr. CD9242J
EU-konformes Verfahrensverzeichnis Datenschutz: Verarbeitungstätigkeiten rechtssicher dokumentieren
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Datenschutz heute: Lückenlose Dokumentation - einfache Pflege - moderne Software
Durch die Datenschutzgrundverordnung wurden seit dem Mai 2018 die Anforderungen an die Dokumentationspflicht im Datenschutz nochmals deutlich verschärft. Wer das „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ nicht jederzeit und vollständig den Aufsichtsbehörden liefern kann, kann mit einem äußerst schmerzhaften Bußgeld belegt werden.
Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir eine neue Software entwickelt, die über 100 vorgefertigte Verfahren, bzw. entsprechende Beschreibungen für Verarbeitungstätigkeiten für Sie bereithält und nur noch mit Ihren firmeneigenen Informationen befüllt werden muss. Daraus können Sie jederzeit ein PDF erstellen und Ihrer Geschäftsführung, den Aufsichtsbehörden etc. zur Verfügung stellen. Außerdem finden Sie vertiefende Informationen zum Nachlesen, sowie Aufgaben, die Ihnen helfen, Ihre komplexe Tätigkeit zu strukturieren und zu organisieren.
Hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
- Konform mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung
- Über 100 vorgefertigte Verfahren zum Befüllen
- Über 100 Aufgaben zur Unterstützung Ihrer Tätigkeit
- Nützliche Übersicht über den Bearbeitungsstatus aller datenschutzrelevanter Verarbeitungstätigkeiten
- Moderne und einfach zu bedienende Software samt Fachinformationsteil
- Unterstützung bei Tabletnutzung
Vorteile:
Aktuelles:
Update-Informationen:
Sie arbeiten rechtlich und inhaltlich immer auf dem neuesten Stand, denn Ihre WEKA Software wird regelmäßig aktualisiert – ein Service, der bereits im Jahrespreis inbegriffen ist. Ihr Abonnement verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn Sie es nicht spätestens 6 Wochen vor Vertragsende kündigen. Nutzen Sie unseren Abo-Service nicht, so beträgt die Laufzeit bzw. Nutzungsdauer der Software 12 Monate. Die Software erinnert Sie bei Anmeldung daran, wenn die Lizenz in weniger als 60 Tagen abläuft und nicht mehr genutzt werden kann.
Systemvoraussetzungen:
Hardware
Mindestanforderungen:
- Prozessor: 2 GHz
- 4 GB RAM (freier Arbeitsspeicher: mindestens 2 GB)
- freier Festplattenspeicher: mindestens 5 GB (Die genaue Mindestanforderung hängt von der Menge der gespeicherten Daten ab.)
- Bildschirmauflösung: 1.280 x 1.024
- DVD-Laufwerk
- Internetzugang für Updates
Empfohlen:
- Prozessor: ab 4 GHz
- 16 GB RAM oder mehr
- freier Festplattenspeicher: 20 GB
- Bildschirmauflösung: 1.920 x 1.080 (Full HD)
Software
- Betriebssystem: lauffähig unter Windows 7, 8, 8.1, 10, Windows Server ab 2012 R2 (mit den jeweils aktuellen Servicepacks).
- Browser: Die Software ist eine Webapplikation und läuft auf MS Internet Explorer, MS Edge, Mozilla Firefox oder Google Chrome (in der jeweils aktuellen Version).
- MS Outlook
- Hinweis: Die Software erzeugt MS-Office-Dokumente. Zum Öffnen benötigen Sie entsprechende Softwareprodukte. Empfohlen: MS Office 2010 oder neuer.
- Für die Netzwerkversion empfehlen wir eine Installation auf Windows Server 2012 R2.
Dokumente
Zu jedem Verfahren finden Sie die passenden Dokumente, insgesamt über 100 Stück, die nur noch individuell nach den Besonderheiten in Ihrem Unternehmen angepasst werden müssen. Schon vorhandene Dokumente können selbstverständlich ebenfalls hochgeladen werden.
Aufgabe
Die Aufgabenverwaltung zu jedem einzelnen Verfahren bietet vorgefertigte Aufgabenvorlagen, die mit Terminvorschlägen und Zeitangaben versehen sind. Dank der vorgegebenen Struktur und der konkreten Handlungshinweise können Sie sich Schritt für Schritt einen individuellen und vollständigen Projektplan für die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses sowie einzelne Prüfungsschritte für einen Terminplan zusammenstellen.
Themen A bis Z
Um Sie bei Ihrer Datenschutz-Dokumentation umfassend zu unterstützen, beinhaltet das EU- konforme Verfahrensverzeichnis zu den jeweiligen Themen von A bis Z eine Vielzahl praktischer Hintergrundinformationen, sowie alle relevanten Gesetze und Vorschriften.
Inhaltsverzeichnis
Softwarefeatures:
- Anlegen eines/einer oder mehrerer Unternehmen und Personen
- Anlegen eines oder mehrerer Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
- Je Verarbeitungstätigkeit wird die Rechtsgrundlage und eine Schwellwertanalyse (Prüfung auf Notwendigkeit der DSFA) dokumentiert.
- Verwalten, Priorisieren und Verteilen von Aufgaben
- Dokumentation aller eingesetzten Verarbeitungstätigkeiten
- Fachinformationen, Vorlagen, Arbeitshilfen
- Lexikon von A-Z
Enthaltene Muster-Verarbeitungstätigkeiten:
I - Abteilungsunabhängige Verarbeitungstätigkeiten
- Adressen und Kontakte
- Auftragsabwicklung
- Auskunftsverfahren Betroffener
- Barkasse
- Besucheranmeldung
- Besucherverwaltung
- Bürokommunikation
- Daten an StB/WP/Zollbehörden
- Daten an Unternehmensberater
- Dokumentenmanagementsystem
- Druck- und Kopieraufträge
- E-Learning
- Gäste-WLAN
- Groupwaresystem
- Internet- u.Telefonnutzung
- Kundenverwaltung
- Mobile-/Handy-/Smartphone-Nutzung
- Notfallkonzept
- PC Zugang und -Nutzung
- Projektmanagement
- Prüfung gegen Antiterrorlisten
- Reisemanagement
- Schutz- und Arbeitskleidung
- Umgang mit Passwörtern
- Verbesserungsprozess
- Vertragsverwaltung
- Verzollung im eigenen Unternehmen
- Videoüberwachungsanlage
- Zutrittskontrolle Fremdarbeiter
II - Abteilungsspezifische Verarbeitungstätigkeiten
Abt. Betriebsarzt
- Betriebsarzt
Abt. Betriebsrat
- Betriebsrat
Abt. Buchhaltung
- Bonitätsprüfung
- Mahnwesen
- Onlinebanking
Abt. Controlling
- Analyse und Reporting
- QM-Handbuch
- Qualitätssicherung
Abt. Einkauf
- Bestellwesen
- Datenweitergabe bei Bußgeldern
- Lieferantenmanagement
Abt. Facilitymanagement
- Papier- und Aktenentsorgung
- Schlüsselverwaltung
Abt. Fertigungsplanung
- Planung und Fertigungssteuerung
Abt. Finanzen
- Rechnungswesen
Abt. Fuhrpark
- Fuhrparkverwaltung
- Geoortung per Navi
- Parkplatzzuweisung
Abt. IT
- Allgemeiner Netzwerkschutz
- Benutzerverwaltung
- Berechtigungskonzept
- Betrieb von TK-Anlagen
- Datensicherung
- Datenträgerentsorgung
- Home-Office
- Intranetnutzung
- Kommunikationssysteme
- Kontrolle der Internetnutzung
- Kontrolle private E-Mail-Nutzung
- Netzwerkmonitoring
- Pflichtenheft IT
- Protokollierung in IT-Systemen
- Remote Support und -Administration
- Ticketsystem
Abt. Kantine
- Kantinenbetrieb
Abt. Konstruktion
- CAD-Konstruktion
Abt. Kundensupport
- Abwicklung von Werbewidersprüchen
- Callbearbeitung
Abt. Lager
- Lieferung und Versand
- Waren An- / Auslieferung
Abt. Logistik
- Ortung über Fahrzeugnavigation
Abt. Marketing
- Abwicklung von Werbewidersprüchen
- Gewinnspiele
- Katalog- und Prospekterstellung
- Messestandbetreuung
- Newsletterversand
- Unternehmenswebsite
- Veranstaltungen und Events
- Webshop
- Websiteauswertung
Abt. Personal
- Arbeitnehmerdaten generell
- Beendigung der Beschäftigung
- Betriebliches Vorschlagswesen
- Betriebsunfallmeldungen
- Bewerbermanagement
- Bewerbungsprozess per E-Mail
- Bewerbungsprozess per Post/vor Ort
- Bewerbungsprozess per Webformular
- Entgeltabrechnung
- Fitness- u. Gesundheitsprogramme
- Führerscheinkontrolle
- Kinderbetreuung
- Mitarbeiterförderung
- Mitarbeitergespräche
- Personalakte in elektr. Form
- Personalakte in Papierform
- Personalfragebogen
- Personalinformationssystem
- Personalverwaltung
- Rente und Hinterbliebenenversorgung
- Wiedereingliederungsmaßnahmen
- Zeiterfassungssystem
Abt. Service
- Callcenter
- Reklamationsmanagement
Abt. Vertrieb
- Interessentenverwaltung
- Kundenbetreuung/CRM
- Kundenkarten
- Mailingaktionen
- Schulungen
III - Auftragsverarbeitung als Auftragsverarbeiter
- Auftraggeberspezifische Verfahren
- Dienstleistungsspezifische Verfahren
Technisch-organisatorische Maßnahmen
- Standard-TOMs
Herausgeber:
Petra Nietzer
Petra Nietzer ist Diplom-Mathematikerin und als selbstständige IT-Expertin berät und unterstützt sie Unternehmen bei der Durchführung von IT-Projekten. Auch als Referentin hat sie sich einen Namen gemacht. Petra Nietzer ist darüber hinaus externe Datenschutzbeauftragte von mittelständischen Unternehmen verschiedenster Größen und Branchen. Die Spezialistin bildet Datenschutzbeauftragte aus und ist Mitglied im BvD.
Warum ist ein Verfahrensverzeichnis notwendig?
Auch nach der ab Mai 2018 ausschließlich geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist gemäß Art. 30 DSGVO das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten Pflicht. Dann müssen die Verantwortlichen die Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten jederzeit und vollständig für die Aufsichtsbehörden vorhalten können, ansonsten droht ein Bußgeld, Art. 83 Abs. 4 a DSGVO. Unabhängig von der abzuwartenden Bußgeldpraxis der Aufsichtsbehörden, bewegt sich der mögliche Rahmen hier bis zu 10 Mio. Euro oder bei Unternehmen bis zu 2% des Jahresumsatzes, so dass in jeden Fall entsprechend Vorsorge getroffen werden sollte.
Was sind die besonderen Vorteile dieses Produkts?
Das EU-konforme Verfahrensverzeichnis enthält über 100 vordefinierte Verfahren, die nur noch individuell an Ihr Unternehmen angepasst werden müssen, so dass eine lückenlose Dokumentation aller Verfahren gewährleistet wird. Eine praktische Bearbeitungsübersicht über alle Verfahren zeigt Ihnen jederzeit, welche Verfahren noch offen, veraltet oder top aktuell sind.
Die Aufgabenverwaltung bietet vorgefertigte Aufgabenvorlagen, die mit Terminvorschlägen und Zeitangaben versehen sind. Dank der vorgegebenen Struktur und der konkreten Handlungshinweise können Sie sich Schritt für Schritt einen individuellen und vollständigen Projektplan für die Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses sowie einzelne Prüfungsschritte für einen Terminplan zusammenstellen.
Auf diese Weise sehen Sie schnell, welche der vorformulierten Verfahren für Ihr Unternehmen relevant sind und für eine saubere Dokumentation bearbeitet werden müssen. Komfortabel können Sie diese dann anpassen, bearbeiten und in einem persönlichen Verfahrensverzeichnis abspeichern. Auch bereits bestehende Dokumente können in der Ordnerstruktur angelegt werden.
Gibt es über diese Praxis-Software hinaus weitere Fachinformationen und Praxishilfen?
Um Sie bei Ihrer Datenschutz-Dokumentation umfassend zu unterstützen, beinhaltet das EU- konforme Verfahrensverzeichnis zu den jeweiligen Themen eine Vielzahl praktischer Hintergrundinformationen, sowie alle relevanten Gesetze und Vorschriften.
Ist die Software mehrmandantenfähig?
Auch für externe Datenschutzbeauftragte, die mehrere Mandanten betreuen, eignet sich das EU-konforme Verfahrensverzeichnis. Für jeden Mandanten können sie ein eigenes Verfahrensverzeichnis erstellen.