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In kurzer Zeit erstellen Sie mit unserer modernen Software eine lückenlose, rechtssichere Dokumentation über alle Verarbeitungstätigkeiten (ehemals: Verfahren) in Ihrem Unternehmen, die Sie jederzeit den Aufsichtsbehörden vorlegen können. So können hohe Bußgelder vermieden werden!
Über 100 vorgefertigte, anpassbare Verarbeitungstätigkeiten
Vermeidung hoher Bußgelder durch lückenlose Dokumentation
Sie benötigen mehrere Lizenzen? Gerne beraten wir Sie zu unseren Floating-Angeboten und den Netzwerk-Versionen. Bitte kontaktieren Sie uns unter 0 82 33.23 40 00 oder unter service@weka.de.
Datenschutz heute: Lückenlose Dokumentation - einfache Pflege - moderne Software
Durch die Datenschutzgrundverordnung wurden seit dem Mai 2018 die Anforderungen an die Dokumentationspflicht im Datenschutz nochmals deutlich verschärft. Wer das „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ nicht jederzeit und vollständig den Aufsichtsbehörden liefern kann, kann mit einem äußerst schmerzhaften Bußgeld belegt werden.
Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir eine Software entwickelt, die für über 100 "Verfahren", oder gem. DSGVO "Verarbeitungstätigkeiten", vorbereitete Beschreibungen und weitere Muster-Vorlagen für Sie bereithält. Sie müssen nur noch Ihre firmeneigenen Informationen einfüllen und die Vorlagen an Ihre Prozesse anpassen. Die Dokumentation zu jeder Verarbeitungstätigkeiten können Sie systematisch zu einer systematischen Datenschutzfolgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO vertiefen. Mit Hilfe der Export-Funktion der Software können Sie aus Ihren dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten jederzeit ein PDF erstellen und Ihrer Geschäftsführung, den Aufsichtsbehörden etc. zur Verfügung stellen. Außerdem finden Sie vertiefende Informationen zum Nachlesen sowie eine Aufgabenfunktion, die Ihnen hilft, Ihre komplexe Tätigkeit zu strukturieren und zu organisieren. Mit Hilfe der Bearbeitungsübersicht überwachen Sie jederzeit den Status alle Verarbeitungstätigkeiten und können im Falle von Audits und Prüfungen durch die Aufsicht Ihre Pflichterfüllung lückenlos dokumentieren.
Hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
Konform mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung
Über 100 vorgefertigte Vorlagen für Verarbeitungstätigkeiten bzw. Verfahren
Datenschutzfolgenabschätzung detailliert und systematisch durchführen und dokumentieren
Über 100 Aufgaben zur Unterstützung Ihrer Tätigkeit
Nützliche Übersicht über den Bearbeitungsstatus aller datenschutzrelevanter Verarbeitungstätigkeiten
Moderne und einfach zu bedienende Software samt Fachinformationsteil
Vorteile:
Aktuelles:
Update-Informationen:
Sie arbeiten rechtlich und inhaltlich immer auf dem neuesten Stand, denn Ihre WEKA Software wird regelmäßig aktualisiert – ein Service, der bereits im Jahrespreis inbegriffen ist. Ihr Abonnement verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn Sie es nicht spätestens 6 Wochen vor Vertragsende kündigen. Nutzen Sie unseren Abo-Service nicht, so beträgt die Laufzeit bzw. Nutzungsdauer der Software 12 Monate. Die Software erinnert Sie bei Anmeldung daran, wenn die Lizenz in weniger als 60 Tagen abläuft und nicht mehr genutzt werden kann.
freier Festplattenspeicher: mindestens 5 GB (Die genaue Mindestanforderung hängt von der Menge der gespeicherten Daten ab.)
Bildschirmauflösung: 1.280 x 1.024
Internetzugang für Updates
Empfohlen:
Prozessor: ab 4 GHz
16 GB RAM oder mehr
freier Festplattenspeicher: 20 GB
Bildschirmauflösung: 1.920 x 1.080 (Full HD)
Software
Betriebssystem: lauffähig unter Windows 7, 8, 8.1, 10, Windows Server ab 2012 R2 (mit den jeweils aktuellen Servicepacks).
Browser: Die Software ist eine Webapplikation und läuft auf MS Internet Explorer, MS Edge, Mozilla Firefox oder Google Chrome (in der jeweils aktuellen Version).
MS Outlook
Hinweis: Die Software erzeugt MS-Office-Dokumente. Zum Öffnen benötigen Sie entsprechende Softwareprodukte. Empfohlen: MS Office 2010 oder neuer.
Für die Netzwerkversion empfehlen wir eine Installation auf Windows Server 2012 R2.
Sie können ein oder auch mehrere Unternehmen anlegen. Geben Sie für alle Verarbeitungstätigkeiten geltende Daten, wie Verantwortlicher oder Datenschutzbeauftragter zu Beginn zentral ein.
Muster Struktur Verzeichnis
Die vorbereitete Muster-Struktur bildet abteilungsunabhängige, abteilungsspezifische und ausgelagerte Verarbeitungen ab. Sie können die Struktur jedoch auch beliebig anpassen und erweitern.
Einzelne Verarbeitungstätigkeit
Unter einzelnen Verarbeitungstätigkeiten haben Sie die Möglichkeit die vorbereiteten Muster-Vorlagen zu bearbeiten und abzuspeichern. Oder Sie fügen bereits bestehende Dokumente ein und speichern Sie hier gesammelt.
Mustervorlagen
Zu über 100 Verarbeitungstätigkeiten haben wir Muster-Beschreibungen einschließlich Empfehlungen für Datenkategorien, verarbeitenden Personengruppen und Löschfristen etc. vorbereitet, einfach ausfüllen, anpassen, fertig.
Bearbeitungsübersicht
In der Bearbeitungsübersicht werden alle, in Ihrer Struktur angelegten Verarbeitungstätigkeiten mit aktuellem Status, zuständiger Person, Datum der letzten und nächsten Prüfung sowie der von Ihnen bestimmten DSFA-Notwendigkeit angezeigt.
PDF- oder ZIP-Export
Exportieren Sie Ihr gesamtes Verzeichnis oder ausgewählte Verarbeitungstätigkeiten per Knopfdruck. Wahlweise im PDF- oder ZIP-Format. Mit letzterem können Sie alle gespeicherten Dokumente herunterladen, extern sichern oder übertragen.
Datenschutzfolgenabschätzung durchführen und dokumentieren
Zu jeder Verarbeitungstätigkeit können Sie erforderlichenfalls mithilfe eines detaillierten und systematischen Software-Prozesses alle, in Art. 35 DSGVO geforderten Informationen, Risikobeurteilungen und Abhilfemaßnahmen zusammentragen und dokumentieren.
Sie können ein oder auch mehrere Unternehmen anlegen. Geben Sie für alle Verarbeitungstätigkeiten geltende Daten, wie Verantwortlicher oder Datenschutzbeauftragter zu Beginn zentral ein.
Muster Struktur Verzeichnis
Die vorbereitete Muster-Struktur bildet abteilungsunabhängige, abteilungsspezifische und ausgelagerte Verarbeitungen ab. Sie können die Struktur jedoch auch beliebig anpassen und erweitern.
Einzelne Verarbeitungstätigkeit
Unter einzelnen Verarbeitungstätigkeiten haben Sie die Möglichkeit die vorbereiteten Muster-Vorlagen zu bearbeiten und abzuspeichern. Oder Sie fügen bereits bestehende Dokumente ein und speichern Sie hier gesammelt.
Mustervorlagen
Zu über 100 Verarbeitungstätigkeiten haben wir Muster-Beschreibungen einschließlich Empfehlungen für Datenkategorien, verarbeitenden Personengruppen und Löschfristen etc. vorbereitet, einfach ausfüllen, anpassen, fertig.
Bearbeitungsübersicht
In der Bearbeitungsübersicht werden alle, in Ihrer Struktur angelegten Verarbeitungstätigkeiten mit aktuellem Status, zuständiger Person, Datum der letzten und nächsten Prüfung sowie der von Ihnen bestimmten DSFA-Notwendigkeit angezeigt.
PDF- oder ZIP-Export
Exportieren Sie Ihr gesamtes Verzeichnis oder ausgewählte Verarbeitungstätigkeiten per Knopfdruck. Wahlweise im PDF- oder ZIP-Format. Mit letzterem können Sie alle gespeicherten Dokumente herunterladen, extern sichern oder übertragen.
Datenschutzfolgenabschätzung durchführen und dokumentieren
Zu jeder Verarbeitungstätigkeit können Sie erforderlichenfalls mithilfe eines detaillierten und systematischen Software-Prozesses alle, in Art. 35 DSGVO geforderten Informationen, Risikobeurteilungen und Abhilfemaßnahmen zusammentragen und dokumentieren.
Anlegen eines/einer oder mehrerer Unternehmen und Personen
Anlegen eines oder mehrerer Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
Je Verarbeitungstätigkeit wird die Rechtsgrundlage und eine Schwellwertanalyse (Prüfung auf Notwendigkeit der DSFA) dokumentiert.
Verwalten, Priorisieren und Verteilen von Aufgaben
Dokumentation aller eingesetzten Verarbeitungstätigkeiten
Fachinformationen, Vorlagen, Arbeitshilfen
Lexikon von A-Z
Enthaltene Muster-Verarbeitungstätigkeiten:
I - Abteilungsunabhängige Verarbeitungstätigkeiten
Adressen und Kontakte
Auftragsabwicklung
Auskunftsverfahren Betroffener
Barkasse
Besucheranmeldung
Besucherverwaltung
Bürokommunikation
Daten an StB/WP/Zollbehörden
Daten an Unternehmensberater
Dokumentenmanagementsystem
Druck- und Kopieraufträge
E-Learning
Gäste-WLAN
Groupwaresystem
Internet- u.Telefonnutzung
Kundenverwaltung
Mobile-/Handy-/Smartphone-Nutzung
Notfallkonzept
PC Zugang und -Nutzung
Projektmanagement
Prüfung gegen Antiterrorlisten
Reisemanagement
Schutz- und Arbeitskleidung
Umgang mit Passwörtern
Verbesserungsprozess
Vertragsverwaltung
Verzollung im eigenen Unternehmen
Videoüberwachungsanlage
Zutrittskontrolle Fremdarbeiter
II - Abteilungsspezifische Verarbeitungstätigkeiten
Abt. Betriebsarzt
Betriebsarzt
Abt. Betriebsrat
Betriebsrat
Abt. Buchhaltung
Bonitätsprüfung
Mahnwesen
Onlinebanking
Abt. Controlling
Analyse und Reporting
QM-Handbuch
Qualitätssicherung
Abt. Einkauf
Bestellwesen
Datenweitergabe bei Bußgeldern
Lieferantenmanagement
Abt. Facilitymanagement
Papier- und Aktenentsorgung
Schlüsselverwaltung
Abt. Fertigungsplanung
Planung und Fertigungssteuerung
Abt. Finanzen
Rechnungswesen
Abt. Fuhrpark
Fuhrparkverwaltung
Geoortung per Navi
Parkplatzzuweisung
Abt. IT
Allgemeiner Netzwerkschutz
Benutzerverwaltung
Berechtigungskonzept
Betrieb von TK-Anlagen
Datensicherung
Datenträgerentsorgung
Home-Office
Intranetnutzung
Kommunikationssysteme
Kontrolle der Internetnutzung
Kontrolle private E-Mail-Nutzung
Netzwerkmonitoring
Pflichtenheft IT
Protokollierung in IT-Systemen
Remote Support und -Administration
Ticketsystem
Abt. Kantine
Kantinenbetrieb
Abt. Konstruktion
CAD-Konstruktion
Abt. Kundensupport
Abwicklung von Werbewidersprüchen
Callbearbeitung
Abt. Lager
Lieferung und Versand
Waren An- / Auslieferung
Abt. Logistik
Ortung über Fahrzeugnavigation
Abt. Marketing
Abwicklung von Werbewidersprüchen
Gewinnspiele
Katalog- und Prospekterstellung
Messestandbetreuung
Newsletterversand
Unternehmenswebsite
Veranstaltungen und Events
Webshop
Websiteauswertung
Abt. Personal
Arbeitnehmerdaten generell
Beendigung der Beschäftigung
Betriebliches Vorschlagswesen
Betriebsunfallmeldungen
Bewerbermanagement
Bewerbungsprozess per E-Mail
Bewerbungsprozess per Post/vor Ort
Bewerbungsprozess per Webformular
Entgeltabrechnung
Fitness- u. Gesundheitsprogramme
Führerscheinkontrolle
Kinderbetreuung
Mitarbeiterförderung
Mitarbeitergespräche
Personalakte in elektr. Form
Personalakte in Papierform
Personalfragebogen
Personalinformationssystem
Personalverwaltung
Rente und Hinterbliebenenversorgung
Wiedereingliederungsmaßnahmen
Zeiterfassungssystem
Abt. Service
Callcenter
Reklamationsmanagement
Abt. Vertrieb
Interessentenverwaltung
Kundenbetreuung/CRM
Kundenkarten
Mailingaktionen
Schulungen
III - Auftragsverarbeitung als Auftragsverarbeiter
Auftraggeberspezifische Verfahren
Dienstleistungsspezifische Verfahren
Technisch-organisatorische Maßnahmen
Standard-TOMs
Warum ist ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten notwendig?
Nach der seit Mai 2018 geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist gemäß Art. 30 DSGVO das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten Pflicht. Dann müssen die Verantwortlichen die Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten jederzeit und vollständig für die Aufsichtsbehörden vorhalten können, ansonsten droht ein Bußgeld, Art. 83 Abs. 4 a DSGVO. Unabhängig von der abzuwartenden Bußgeldpraxis der Aufsichtsbehörden, bewegt sich der mögliche Rahmen hier bis zu 10 Mio. Euro oder bei Unternehmen bis zu 2% des Jahresumsatzes, so dass in jeden Fall entsprechend Vorsorge getroffen werden sollte.
Was sind die besonderen Vorteile dieses Produkts?
WEKA Manager Verarbeitungstätigkeiten enthält über 100 vordefinierte Verfahren, die nur noch individuell an Ihr Unternehmen angepasst werden müssen, so dass eine lückenlose Dokumentation aller Verfahren gewährleistet wird. Eine praktische Bearbeitungsübersicht über alle Verfahren zeigt Ihnen jederzeit, welche Verfahren noch offen, veraltet oder top aktuell sind.
Die Aufgabenverwaltung bietet vorgefertigte Aufgabenvorlagen, die mit Terminvorschlägen und Zeitangaben versehen sind. Dank der vorgegebenen Struktur und der konkreten Handlungshinweise können Sie sich Schritt für Schritt einen individuellen und vollständigen Projektplan für die Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten sowie einzelne Prüfungsschritte für einen Terminplan zusammenstellen.
Auf diese Weise sehen Sie schnell, welche der vorformulierten Verfahren für Ihr Unternehmen relevant sind und für eine saubere Dokumentation bearbeitet werden müssen. Komfortabel können Sie diese dann anpassen, bearbeiten und in einem persönlichen Verarbeitungsverzeichnis abspeichern. Auch bereits bestehende Dokumente können in der Ordnerstruktur angelegt werden.
Gibt es über diese Praxis-Software hinaus weitere Fachinformationen und Praxishilfen?
Um Sie bei Ihrer Datenschutz-Dokumentation umfassend zu unterstützen, beinhaltet WEKA Manager Verarbeitungstätigkeiten zu den jeweiligen Themen eine Vielzahl praktischer Hintergrundinformationen, sowie alle relevanten Gesetze und Vorschriften.
Ist die Software mehrmandantenfähig?
Auch für externe Datenschutzbeauftragte, die mehrere Mandanten betreuen, eignet sich WEKA Manager Verarbeitungstätigkeiten. Für jeden Mandanten können sie ein eigenes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen.
Wieso werden Versandkosten berechnet?
Um Ihnen die Möglichkeit zum unverbindlichen Test der Software zu ermöglichen, bekommen Sie eine PIN-Karte mit einer versiegelten PIN-Nummer per Post zugeschickt. Sie testen in Ruhe und unverbindlich. Wenn Sie die Software behalten wollen, rubbeln Sie einfach die PIN auf und geben Sie sie in der Software ein.
Muss ich die PIN-Karte aufheben?
Werfen Sie die PIN-Karte nicht weg. Wenn Sie die Software nach dem Testzeitraum nicht nutzen wollen, schicken Sie bitte die unversehrte PIN-Karte als Nachweis an die angegebene Rücksende-Adresse zurück.
