Durch die Datenschutzgrundverordnung wurden seit dem Mai 2018 die Anforderungen an die Dokumentationspflicht im Datenschutz nochmals deutlich verschärft. Wer das „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ nicht jederzeit und vollständig den Aufsichtsbehörden liefern kann, kann mit einem äußerst schmerzhaften Bußgeld belegt werden.

Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir eine Software entwickelt, die für über 100 "Verfahren", oder gem. DSGVO "Verarbeitungstätigkeiten", vorbereitete Beschreibungen und weitere Muster-Vorlagen für Sie bereithält. Sie müssen nur noch Ihre firmeneigenen Informationen einfüllen und die Vorlagen an Ihre Prozesse anpassen. Die Dokumentation zu jeder Verarbeitungstätigkeit können Sie zu einer systematischen Datenschutzfolgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO vertiefen. Mit Hilfe der Export-Funktion der Software können Sie aus Ihren dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten jederzeit ein PDF erstellen und Ihrer Geschäftsführung, den Aufsichtsbehörden etc. zur Verfügung stellen. Außerdem finden Sie vertiefende Informationen zum Nachlesen sowie eine Aufgabenfunktion, die Ihnen hilft, Ihre komplexe Tätigkeit zu strukturieren und zu organisieren. Mit Hilfe der Bearbeitungsübersicht überwachen Sie jederzeit den Status alle Verarbeitungstätigkeiten und können im Falle von Audits und Prüfungen durch die Aufsicht Ihre Pflichterfüllung lückenlos dokumentieren.

Hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

• Konform mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung
• Über 100 vorgefertigte Vorlagen für Verarbeitungstätigkeiten bzw. Verfahren
• Datenschutzfolgenabschätzung detailliert und systematisch durchführen und dokumentieren
• Über 100 Aufgaben zur Unterstützung Ihrer Tätigkeit
• Nützliche Übersicht über den Bearbeitungsstatus aller datenschutzrelevanter Verarbeitungstätigkeiten
• Moderne und einfach zu bedienende Software samt Fachinformationsteil

Lizenzmodelle

Wählen Sie die Lizenz aus, die am besten zu Ihren Gegebenheiten passt. Vom Ein-Person-Datenschutz-Büro bis hin zu großen Teams lassen sich Ihre individuellen Arbeitssituationen in einer passenden Lizenz abbilden. Sie können die Lizenzzahl auch nachträglich von unserem Kundenservice anpassen lassen.

Einzelplatz-Lizenz (Download-Version)
Geeignet für interne Datenschutzbeauftragte mit alleiniger Dokumentationsverantwortung

• Installation am PC
• Ein Nutzer
• Unbegrenzte Mandantenzahl

Workstation-Lizenz
Auch Mehrplatzlizenz genannt, geeignet für Datenschutz-Teams aus internen DSBs und Datenschutzkoordinatoren, externe Datenschutzbeauftragte und Kanzleien mit Datenschutzbeauftragten in Vollzeit.

• Installation im Netzwerk
• Wählen Sie mit der Auswahl der Lizenzmenge die Anzahl Ihrer Benutzer
• Unbegrenzte Mandantenzahl

Floating-Lizenz
Geeignet für mittelgroße Datenschutz-Teams mit wechselnden Aufgaben, externe Datenschutzbeauftragte und Kanzleien mit Datenschutzbeauftragten in Vollzeit.

• Installation im Netzwerk
• Wählen Sie mit der Auswahl der Lizenzmenge die Anzahl der gleichzeitig in der Software arbeitenden Benutzer
• Unbegrenzte Mandantenzahl

Falls Sie die Workstation- oder Floating-Lizenz beziehen wollen oder Fragen dazu haben, wenden Sie sich bitte an den Kundenservice per Email (service@weka.de) oder per Telefon (08233) 23-4000).

Softwarefeatures:

• Anlegen eines/einer oder mehrerer Unternehmen und Personen
• Anlegen eines oder mehrerer Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
• Je Verarbeitungstätigkeit wird die Rechtsgrundlage und eine Schwellwertanalyse (Prüfung auf Notwendigkeit der DSFA) dokumentiert.
• Je Verarbeitungstätigkeit kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt und dokumentiert werden.
• Verwalten, Priorisieren und Verteilen von Aufgaben
• Dokumentation aller eingesetzten Verarbeitungstätigkeiten
• Fachinformationen, Vorlagen, Arbeitshilfen
• Lexikon von A-Z

Enthaltene Muster-Verarbeitungstätigkeiten:

I - Abteilungsunabhängige Verarbeitungstätigkeiten

• Adressen und Kontakte
• Auftragsabwicklung
• Auskunftsverfahren Betroffener
• Barkasse
• Besucheranmeldung
• Besucherverwaltung
• Bürokommunikation
• Daten an StB/WP/Zollbehörden
• Daten an Unternehmensberater
• Dokumentenmanagementsystem
• Druck- und Kopieraufträge
• E-Learning
• Gäste-WLAN
• Groupwaresystem
• Internet- u.Telefonnutzung
• Kundenverwaltung
• Mobile-/Handy-/Smartphone-Nutzung
• Notfallkonzept
• PC Zugang und -Nutzung
• Projektmanagement
• Prüfung gegen Antiterrorlisten
• Reisemanagement
• Schutz- und Arbeitskleidung
• Umgang mit Passwörtern
• Verarbeitung von Eingangspost
• Verbesserungsprozess
• Vertragsverwaltung
• Verzollung im eigenen Unternehmen
• Videoüberwachungsanlage
• Zutrittskontrolle Fremdarbeiter

II - Abteilungsspezifische Verarbeitungstätigkeiten

Abt. Betriebsarzt

• Betriebsarzt

Abt. Betriebsrat

• Betriebsrat

Abt. Buchhaltung

• Bonitätsprüfung
• Mahnwesen
• Onlinebanking

Abt. Controlling

• Analyse und Reporting
• QM-Handbuch
• Qualitätssicherung

Abt. Einkauf

• Bestellwesen
• Datenweitergabe bei Bußgeldern
• Lieferantenmanagement

Abt. Facilitymanagement

• Papier- und Aktenentsorgung
• Schlüsselverwaltung

Abt. Fertigungsplanung

• Planung und Fertigungssteuerung

Abt. Finanzen

• Rechnungswesen

Abt. Fuhrpark

• Fuhrparkverwaltung
• Geoortung per Navi
• Parkplatzzuweisung

Abt. IT

• Allgemeiner Netzwerkschutz
• Benutzerverwaltung
• Berechtigungskonzept
• Betrieb von TK-Anlagen
• Datensicherung
• Datenträgerentsorgung
• Home-Office
• Intranetnutzung
• Kommunikationssysteme
• Kontrolle der Internetnutzung
• Kontrolle private E-Mail-Nutzung
• Netzwerkmonitoring
• Pflichtenheft IT
• Protokollierung in IT-Systemen
• Remote Support und -Administration
• Ticketsystem

Abt. Kantine

• Kantinenbetrieb

Abt. Konstruktion

• CAD-Konstruktion

Abt. Kundensupport

• Abwicklung von Werbewidersprüchen
• Callbearbeitung

Abt. Lager

• Lieferung und Versand
• Waren An- / Auslieferung

Abt. Logistik

• Ortung über Fahrzeugnavigation

Abt. Marketing

• Abwicklung von Werbewidersprüchen
• Gewinnspiele
• Katalog- und Prospekterstellung
• Messestandbetreuung
• Newsletterversand
• Unternehmenswebsite
• Veranstaltungen und Events
• Webshop
• Websiteauswertung

Abt. Personal

• Arbeitnehmerdaten generell
• Beendigung der Beschäftigung
• Betriebliches Vorschlagswesen
• Betriebsunfallmeldungen
• Bewerbermanagement
• Bewerbungsprozess per E-Mail
• Bewerbungsprozess per Post/vor Ort
• Bewerbungsprozess per Webformular
• Entgeltabrechnung
• Erstellen von Zeugnissen und Zwischenzeugnissen
• Fitness- u. Gesundheitsprogramme
• Führerscheinkontrolle
• Kinderbetreuung
• Mitarbeiterförderung
• Mitarbeitergespräche
• Personalakte in elektr. Form
• Personalakte in Papierform
• Personalfragebogen
• Personalinformationssystem
• Personalverwaltung
• Rente und Hinterbliebenenversorgung
• Umgang mit Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeit
• Urlaubsplanung und -gewährung
• Wiedereingliederungsmaßnahmen
• Zeiterfassungssystem

Abt. Recht/Justiziar

• Außergerichtliche Beratung im Beschäftigtenkontext
• Außergerichtliche Beratung im Mandanten- und Kundenkontext
• Diktier- und Spracherkennungsprogramme
• Durchführen von Conflict Checks
• Elektronisches Anwaltspostfach (beA)
• Gerichtsverfahren
• Meldung von Compliance-Verstößen (Whistleblowing)

Abt. Service

• Callcenter
• Reklamationsmanagement

Abt. Vertrieb

• Interessentenverwaltung
• Kundenbetreuung/CRM
• Kundenkarten
• Mailingaktionen
• Schulungen

III - Auftragsverarbeitung als Auftragsverarbeiter

• Auftraggeberspezifische Verfahren
• Dienstleistungsspezifische Verfahren

Technisch-organisatorische Maßnahmen

• Standard-TOMs