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Ratgeber QM in der Zahnarztpraxis: Datenschutz nach DSGVO Anforderungen an den Datenschutz rechtssicher umsetzen – Das Praxisteam sensibilisieren und schulen – Behördliche Praxisbegehungen optimal vorbereiten

Ratgeber QM in der Zahnarztpraxis: Datenschutz nach DSGVO - Anforderungen an den Datenschutz rechtssicher umsetzen – Das Praxisteam sensibilisieren und schulen – Behördliche Praxisbegehungen optimal vorbereiten
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Im Ratgeber „Datenschutz nach DSGVO“ erfahren Sie, wie Sie den Datenschutz rechtssicher organisieren und sich auf behördliche Prüfungen vorbereiten.

Mehr Produktdetails
  • Datenschutz rechtssicher organisieren
  • Praxisteam in Datenschutz unterweisen
  • Behördliche Datenschutzprüfungen bestehen

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Die neuen Datenschutzanforderungen rechtssicher und mit vertretbarem Aufwand umsetzen

Die Anforderungen an den Datenschutz nehmen zu. Angesichts der Möglichkeiten der Erhebung, Speicherung, Weitergabe, Vernetzung und Nutzung von Daten wird es zunehmend komplizierter, diese zu schützen. Auch werden die Organisationsabläufe innerhalb der Praxis immer komplexer, was eine effektive Umsetzung des Datenschutzes erschwert.

Die wesentlichen Datenschutzpflichten in der Zahnarztpraxis kennen

Mit diesem Ratgeber möchten wir Sie über Ihre wesentlichen Pflichten als datenschutzrechtlich Verantwortlicher informieren, damit Sie die geltenden Anforderungen rechtssicher und mit vertretbarem Aufwand umsetzen.

Zum Datenschutz motivieren

Informationen über gesetzliche Verordnungen sind bisweilen „trocken“. Wichtig ist daher sich selbst und das Team zu motivieren für das Thema Datenschutz. Dabei hilft es, sich zunächst vor Augen zu führen, wo es schon mal „Pannen“ gab, bei denen man augenscheinlich nach eigener Einschätzung den Datenschutz verletzt hat. Was waren die Folgen für die Betroffenen und was für den Praxisbetrieb selbst? Was hat jeder im Team als Verbraucher schon selbst erlebt? Hätte man sich gegen negative Folgen wehren können – und wie? Ja, wahrscheinlich schon, wenn man seine Rechte und die der Patienten gekannt hätte.

Handlungsbedarf ermitteln

Diese Rechte und Pflichten vermitteln die ersten beiden Teile des Ratgebers. Zu jeder Forderung empfiehlt es sich, Fragen zu stellen: Was bezweckt der Gesetzgeber mit dieser Anforderung? Treffen die gesetzlichen Vorschriften auf die eigene Praxissituation zu? Im Zweifel kann der jeweilige Landesbeauftragte für Datenschutz Auskunft erteilen.

Begehung zum Datenschutz durchführen

Der dritte Teil des Ratgebers beschäftigt sich mit dem Rundgang durch die Praxis. Die „QuickCheck“-Vorlage hilft den Handlungsbedarf zu erfassen und konkrete Maßnahmen zu formulieren.

Datenschutzrisiken aktiv vorbeugen

Das Ziel des Ratgebers ist, bei der rechtssicheren Ausgestaltung des Datenschutzes in der Zahnarztpraxis zu unterstützen. So können Sie dem Besuch von Aufsichtsbehörden gelassen entgegen sehen. Wichtiger noch ist jedoch: Patienten fühlen sich mit ihren Daten sicher. Das macht auch die Mitarbeiter stolz auf die Praxis, in der sie arbeiten!

Vorteile:

Aktuelles:

Systemvoraussetzungen:

Hardware

  • Computer: Windows-PC ab Pentium III 1 GHz
  • Monitor: SVGA (1.024 x 786) oder höher
  • CD-ROM/DVD-Laufwerk

Software

  • Betriebssystem: Windows XP, Windows Vista, Windows 7
  • Microsoft Internet Explorer ab Version 6
  • Microsoft Office Word, PowerPoint oder PowerPoint Viewer oder vergleichbar
  • Adobe Acrobat Reader oder vergleichbar

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Leseprobe: Pflichten zur Information

Download: Vollständige Leseprobe als PDF

Inhaltsverzeichnis Ratgeber QM in der Zahnarztpraxis: Datenschutz nach DSGVO

Beipackzettel
Die Autorinnen

1 Datenschutz – was sich dahinter verbirgt

1.1 Was gesetzlich „verordnet“ ist
Konkrete gesetzliche Vorgaben zum Datenschutz: Datenschutz-Grundverordnung
Was regelt die DSGVO?
Konsequenzen bei Verstoß gegen die gesetzlichen Verpflichtungen
1.2 Datenschutz auch in der Zahnarztpraxis
1.3 Wie dieser Ratgeber Sie unterstützt

2 Pflichten im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung 23

2.1 Grundsätze der DSGVO
Grundsatz 1: „Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“
Grundsatz 2: „Zweckbindung“
Grundsatz 3: „Datenminimierung“
Grundsatz 4: „Richtigkeit“
Grundsatz 5: „Speicherbegrenzung“
Grundsatz 6: „Integrität und Vertraulichkeit“
Grundsatz 7: „Rechenschaftspflicht“

2.2 Zulässigkeit der Datenverarbeitung
Einwilligung des Betroffenen
Anforderungen an die Einwilligung
Nachweis der Einwilligung
Widerruf der Einwilligung

2.3 Wahrung des Datengeheimnisses
Geltungsbereich der Schweigepflicht
Verpflichtung der Beschäftigten auf das Datengeheimnis
Entbindung von der Schweigepflicht
Weitergabe von Patientendaten aufgrund gesetzlicher Bestimmungen

2.4 Pflichten zur Information
Information über die Rechte der Betroffenen
Information über die Datenerhebung
Form und Inhalt der Information über die Datenerhebung
Informationen für Besucher der Praxis-Website
Sonderfall: Datenübermittlung in Drittländer

2.5 Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Verarbeitungsverzeichnis)
Verpflichtung zur Führung des Verzeichnisses
Muss jede Zahnarztpraxis ein solches Verzeichnis führen?
Vorgehensweise bei der Erstellung des Verzeichnisses
Form des Verzeichnisses
Inhalt des Verzeichnisses
Hinweise zur praktischen Umsetzung
Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit (Art. 30 Abs. 1g DSGVO)
Aufdecken von Lücken („Gap Analysis“)

2.6 Auftragsverarbeitung durch externe Dienstleister
Auftragsverarbeitung im Sinne des Gesetzes (Art. 28 DSGVO und § 11 BDSG neu)
Beachtung der ärztlichen Schweigepflicht

2.7 Risiken abschätzen und beurteilen (Datenschutzfolgen-Abschätzung)
Wann ist eine DSFA erforderlich?
Schlussfolgerung für die Zahnarztpraxis
DSFA systematisch durchführen

2.8 Datenschutzbeauftragter
Wann muss in der Praxis ein Datenschutzbeauftragter benannt werden?
Aufgaben des Datenschutzbeauftragten (Art. 39 DSGVO)
Benennung des DSB
Meldung und Veröffentlichung des DSB
Qualifikation des Datenschutzbeauftragten

2.9 Rolle der Aufsichtsbehörden
Befugnisse der Aufsichtsbehörden (Art. 58 DSGVO)
Pflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden.

3 Umsetzung der Datenschutzanforderungen in der Praxis

3.1 Virtueller Rundgang durch die Praxis mit der Datenschutzbrille
Empfangsbereich
Wartebereich
Verwaltung und Praxis-EDV
Behandlung
Archivierung
Aktenvernichtung (Akten und Datenträger)

3.2 Datenschutz bei gemeinschaftlicher Berufsausübung
Berufsausübungsgemeinschaft (BAG), ehemals Gemeinschaftspraxis
Praxisgemeinschaft
Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ)

3.3 Dokumentation zum Datenschutz
Zweck der Dokumentation
Aufbau und Lenkung der Dokumentation

3.4 Überwachung und Verbesserung des Datenschutzniveaus
Datenschutzaudits
Mitarbeiterschulungen

3.5 QuickCheck Datenschutz

4 Fazit

5 Muster zur Umsetzung des Datenschutzes nach BDSG und DSGVO in Ihrer Zahnarztpraxis
Muster Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten
Muster Einwilligung zur Verwendung eines Mitarbeiterfotos
Muster Verpflichtung der Beschäftigten zur Verschwiegenheit und zum Datengeheimnis
Muster Schweigepflichtentbindung durch den Patienten
Muster Patienteninformation zum Datenschutz (gemäß Art. 13 und 14 DSGVO)
Muster Information zum Datenschutz für Beschäftigte und Bewerber (gemäß Art. 13 und 14 DSGVO)
Muster Information zum Datenschutz auf der Website –Datenschutzerklärung
Muster Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Muster Schweigepflichterklärung einer mitwirkenden Person/eines Auftragnehmers
Muster Bestellung zur/zum Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 ff. DSGVO/§ 38 BDSG

Stichwortverzeichnis

Autoren:

Andrea Gailus

Studium der Rechtswissenschaften an der Georg-August-Universität in Göttingen, juristische Mitarbeiterin in einer großen Rechtsanwaltskanzlei und bei der Deutschen Telekom. Seit Mitte 2006 Tätigkeit als Rechtsanwältin mit eigener Anwaltskanzlei. Zahlreiche Veröffentlichungen von Beiträgen in Fachzeitschriften. Referentin im Bereich des Datenschutzes.

Angelika Pindur-Nakamura

Angelika Pindur-Nakamura studierte Technische Kybernetik an der Universität Stuttgart. Nach dem Studium war sie in der medizinischen Forschung und in Entwicklungsprojekten der Industrie tätig. 1998 machte sie sich selbstständig und unterstützt seither Zahnarztpraxen und Dentallabore bei der Einführung und Weiterentwicklung ganzheitlicher Qualitätsmanagementsysteme mit dem Ziel, Ressourcen im Unternehmen und in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern optimal zu nutzen. Sie schult Praxisteams in der Anwendung der QM-Methoden und fördert die sozialen Kompetenzen für bessere Teamarbeit. Als interne Auditorin begleitet Angelika Pindur-Nakamura Praxen und Labore dabei, Unternehmensergebnisse zu überwachen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Verbesserungen umzusetzen. Sie bereitet Praxen auf die Zertifizierung ihres QM-Systems vor. Seit 2007 auditiert Angelika Pindur-Nakamura Dentallabore nach dem branchenspezifischen Qualitätssicherungssystems QS-DENTAL des Bundesverbands der Deutschen Zahntechniker-Innungen. Angelika Pindur-Nakamura ist Herausgeberin und Autorin von Ratgebern und zahlreichen Fachbeiträgen u.a. zu den Themen Prozessmanagement, Mitarbeiterqualifizierung, Kennzahlen und Qualitätskultur. Über die Mitgliedschaft in verschiedenen Netzwerken der Dentalbranche unterhält sie einen ständigen Wissens- und Erfahrungsaustausch mit Experten. Weitere Infos: http://www.quim.de

Muss jede Zahnarztpraxis jetzt handeln und den Datenschutz prüfen?

Ja, denn als Inhaber einer Zahnarztpraxis sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und damit zuständig für den Datenschutz, denn Sie verarbeiten im Rahmen Ihrer Berufsausübung anfallende personenbezogene Daten. Zu den personenbezogenen Daten zählen sowohl die für die Behandlung erhobenen Patientendaten sowie die Daten Ihrer Mitarbeiter, von Bewerbern und Lieferanten. Besonderen Schutz sieht das Datenschutzrecht dort vor, wo besonders sensible Daten verarbeitet werden – dies betrifft insbesondere die in der Zahnarztpraxis verarbeiteten „Gesundheitsdaten“.

Enthält das Produkt sofort einsetzbare Muster und Vorlagen?

Ja, alle beschriebenen Dokumente sind als bearbeitbare MS-Worddatei auf der beiliegenden CD enthalten. 

Sind Informationen zum Datenschutz für die Praxiswebseite enthalten?

Ja, es ist eine Muster-Information zum Datenschutz auf der Webseite (Datenschutzerklärung) enthalten. Beachten Sie, dass Sie diese sehr genau prüfen und an Ihre jeweiligen Bedingungen und eingesetzten Technologien Ihrer Webseite anpassen müssen.

Wird erläutert, was bei ausgelagerter Rechnungsstellung durch einen Dienstleister zu tun ist?

Ja, die Auftragsdatenverarbeitung durch externe Dienstleister wird ausführlich behandelt. 

Was kann passieren, wenn man den Datenschutz nicht geregelt hat?

Auch wenn Sie in der Vergangenheit aus finanziellen, personellen oder organisatorischen Gründen Maßnahmen des Datenschutzes bzw. der Datensicherheit
vernachlässigt oder sogar auf diese verzichtet und dadurch keine Probleme bekommen haben, so ist jedem Unternehmen zu raten, den Datenschutz in Zukunft nicht „auf die leichte Schulter“ zu nehmen. Denn die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu schweren Geldbußen führen. Je nach Verstoß kann eine Geldbuße bis zu 20.000.000 Euro oder bis zu 4 % des Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres betragen.

Welche Vorteile bringt mir der Datenschutz?

Unternehmen, die die DSGVO ernst nehmen und einhalten, können die Tatsache auch als Wettbewerbsvorteil für sich nutzen. Kunden werden generell, so auch die Patienten in der Zahnarztpraxis, immer sensibler und achtsamer, was den Schutz ihrer Daten betrifft. Mit den festgeschriebenen Standards zur Umsetzung des Datenschutzes können Sie Ihr Sicherheitskonzept jederzeit nachweisen und dadurch das Vertrauen Ihrer Bestandspatienten festigen und das neuer Patienten gewinnen.